Xin chào mọi người, lại là mình (Thomas) đây 👋 . Trong phần trước của chuỗi bài viết này, chúng ta đã nói về việc gia tăng Mental Clarity thông qua một số hoạt động liên quan đến chú tâm.

Để các bạn đỡ tốn công đọc lại, mình sẽ để lại định nghĩa của mình về Mental Clarity ở đây:

(Mental Clarity): Trạng thái mà con người suy nghĩ thông suốt, bình tĩnh, tiếp nhận thông tin, phản hồi và đưa ra quyết định một cách phù hợp và nhanh chóng

Tuy nhiên, ngay cả khi chúng ta đã điều hướng sự chú tâm một cách có chiến lược, thì con người vẫn cạn kiệt Mental Clarity một cách nhanh chóng. Khi Mental Clarity cạn kiệt, chúng ta sẽ không còn xử lý thông tin được hiệu quả nữa. Điều đó dễ dẫn đến việc trì hoãn hoặc đưa ra quyết định sai lầm ảnh hưởng đến kết quả công việc.

Để có thể quản lý năng lượng được tốt hơn, chúng ta không chỉ cần quan tâm đến Mental Clarity - khả năng xử lý thông tin, mà còn phải thiết kế một số cấu trúc (structures) để điều hướng những luồng thông tin hoặc luồng công việc một cách hợp lý.

Useful Structures

Mình sẽ chia các loại cấu trúc mình thường sử dụng theo khung thời gian: hằng ngày, mỗi hai ngày, mỗi tuần và mỗi hai tuần.

Daily: Focus with Pomodoro

Mình sử dụng các phiên Pomodoro 25 phút để làm việc, vì mình thấy rằng những quãng tập trung ngắn như vậy vào một việc nhất định sẽ tốt hơn là cố gắng multi-task nhiều thứ cùng một lúc.

Multi-tasking dễ tạo ra cảm giác năng suất vì tâm trí được chạm vào nhiều đầu việc, nhưng trong thực tế progress cho mỗi đầu việc rất ít hoặc không có. Ngược lại, khi dồn Mental Clarity để xử lý một việc, thì có thể bạn cảm thấy làm được ít việc hơn, nhưng progress cho việc được chọn đó sẽ nhiều hơn.

Daily: Learning-Based Productivity

Sau mỗi Pomodoro session, mình thường viết ra những gì mình đã học được từ session vừa rồi. Cách tiếp cận này chuyển trọng tâm từ output sang learnings, rất phù hợp với các đầu việc phức tạp và không chắc chắn như Product Management. (Learning Goal versus Performance Goal)

Tại sao tập trung vào learnings?

• (1) Đảm bảo progress ngay cả khi outputs không có ngay lập tức. Làm Product có nhiều thứ bất định, nên không có gì đảm bảo rằng chỉ tập trung làm là chúng ta sẽ có kết quả. Progress đối với loại công việc nặng tính đầu óc như vậy thường sẽ là mật độ learnings chúng ta đạt được. Có nhiều lúc trong lúc ghi chép learnings của mình xuống, mình chợt nhận ra rằng trong đó chứa đựng chìa khóa để giải quyết vấn đề.
• (2) Ngăn chặn cảm giác "không làm gì cả". Cũng chính vì tính chất bất định đó mà đã có nhiều ngày mình cảm giác không tạo ra được giá trị gì cả, mặc dù trong quá trình suy nghĩ làm việc mình đã khai phá được nhiều khía cạnh của vấn đề. Nếu không ghi chép các learnings đó xuống mà chỉ tập trung vào việc output - xong/chưa xong, của một todo list, thì cảm giác "không làm gì cả" chắc chắn sẽ trỗi dậy.
• (3) Giảm suy nghĩ quá mức và trì hoãn vô thức. Khi làm những việc khó thì con người dễ có xu hướng trì hoãn vô thức, hoặc cảm giác overwhelmed với khối lượng thông tin cần xử lý. Chúng ta không nên ép bản thân mình phải hoàn thành xong công việc, mặc dù đó là mục tiêu, mà chúng ta tập trung vào Learnings, vì chúng chính là tiền để để hoàn thành xong công việc.

Bi-daily: Co-working Sessions

Các buổi này không có cấu trúc cụ thể mà thường tập trung vào các vấn đề cụ thể với một người đồng nghiệp. Người đó có thể là Product Designer trong team, hoặc Junior PM của bạn, hoặc trong trường hợp của mình là một bạn Senior PM khác.

Mục tiêu của co-working sessions là:

• (1) Sử dụng được não của hai người để giải quyết những vấn đề phức tạp. Có một người cùng thảy "trái banh" qua lại giúp cho suy nghĩ được giải phóng hơn. Đôi khi vấn đề nằm ở việc suy nghĩ chúng ta bị kéo theo một lối mòn nhất định, thì có một người truy vấn tại sao chúng ta lại suy nghĩ như vậy, và có cần phải suy nghĩ vậy không, sẽ giúp xác định và gỡ bỏ những rào cản tâm lý. Có rất nhiều lần nhờ vào co-working sessions mà mình đã có được breakthroughs trong công việc.
• (2) Ràng buộc để tránh cho công việc bị trôi dạt quá lâu. Khi chốt được co-working session thì dù có đang trì hoãn vô thức thì chúng ta cũng buộc mình phải làm việc. Nhiều lúc mình sẽ phải chốt co-working sessions trước để vào đó làm, vì hiện tại vẫn đang phải tập trung xử lý chuyện khác. Thường cái gì mà mình cảm thấy hơi bị bí ý tưởng thì sẽ chốt co-working session trước rồi đến đó tính sau.

Tụi mình thường sẽ ngồi khai phá không gian vấn đề, brainstorm giải pháp, cùng ngồi áp dụng một số frameworks để triển khai vấn đề, hoặc ngồi bàn luận về tầng abstractions cần thiết để frame một vấn đề.

Bi-Weekly: 1-1 session

Mỗi hai tuần thì mình đều có một buổi 1-1 với bạn Manager của mình (cũng là Senior Product Manager). Mục đích của buổi này là để hai người align được về các mục tiêu quan trọng hiện tại, những vấn đề nổi cộm gì cần giải quyết, và bàn luận về khía cạnh năng lượng - xem có công việc nào bòn rút năng lượng, hoặc có những gì làm mình hứng khởi không.

Hãy cố gắng xem Manager của bạn giúp được gì trong việc cho bạn làm nhiều hơn những thứ cho mình năng lượng, và làm ít đi những đầu việc không cho bạn năng lượng.

Mình thì thường bị vấn đề là khi làm một mình lâu quá sẽ dễ bị stuck và cảm thấy không hiệu quả, nên mình thường hay có những buổi co-working với Manager để cùng giải quyết vấn đề. Khi nói chuyện với người dùng thì mình cảm thấy rất thích, nên Manager của mình cũng chủ động giúp mình sắp xếp thêm nhiều buổi Discovery calls.

Bi-weekly: Product Review

Hai tuần một lần thì team mình có một buổi Product Review với dàn management, bao gồm CTO, Head of Product, Chief Engineer và các thành viên trong nhóm. Mục đích là để cho các anh nắm được details của từng project, nhưng cũng đồng thời để tạo áp lực khiến cho team tập trung để có Progress cụ thể.

Khi chúng ta có Product Reviews thường xuyên thì không chỉ bản thân mà mọi người (dev, designer, etc) trong team cũng nhận thức rõ được mục tiêu gần nhất cần đạt được chính là có thứ để demo trong buổi Product Review tiếp theo. Feedback của dàn management từ những buổi Product Review cũng giúp cho team xác định được những việc khó nhưng quan trọng đối với công ty, và những việc dễ nhưng làm sau cũng được.

Trong bài viết "Giảm mực nước để cải thiện quá trình đưa ra quyết định", mình cũng có viết về việc đặt deadline nó giúp tối ưu hóa quá trình đưa ra quyết định, tránh tình trạng có dư thời gian rồi trì hoãn, multi-task hay tập trung vào những công việc dễ làm hơn là những công việc quan trọng với công ty.

Có những lần mình xử lý các đầu việc GTM chứa nhiều sự bất định, và vì không biết phải làm gì nên mình trì hoãn bằng cách làm những công việc ad-hoc hơn là ngồi xuống và xác định xem tổng quan trong dự án này có những gì có thể làm, nên làm gì, và làm tới đâu. Trong buổi Product Review thì các anh cũng rất thẳng thắng feedback, từ đó giúp cho mình tỉnh ra và điều chỉnh lại cách mình tiếp cận vấn đề.

Lời kết

Đó là một số cấu trúc mình thấy hữu dụng khi phải làm nhiều việc cùng một lúc giúp cho mình điều hướng được các luồng thông tin và không để cho công việc bị trượt dài.

Túm cái váy lại thì, mình nghĩ điều quan trọng nhất là:

• (1) Tập trung vào learnings một cách thường xuyên, bạn sẽ đạt được progress hữu hình, ngay cả khi con đường phía trước không phải lúc nào cũng rõ ràng.
• (2) Tạo ra những cấu trúc giúp cho bạn không trì hoãn vô thức, multi-task và làm những việc dễ nhưng không impact.

Hãy subscribe để đón đọc các bài viết sau về chủ đề quản lý năng lượng của mình.

Interactive Quiz

Hãy làm Interactive Quiz này sau khi đọc để có thể nhớ tốt hơn những chi tiết trong bài viết nhé